Wykaz standardowych informacji i dokumentów potrzebnych do przygotowania czynności notarialnych
Do sporządzenia każdej czynności notarialnej potrzebny jest dokument tożsamości osoby dokonującej czynności (dowód osobisty, paszport RP lub karta pobytu), a ponadto:
- jeżeli czynność podlega opodatkowaniu, jak np. sprzedaż, darowizna – numer NIP,
- jeżeli za stronę działa pełnomocnik – dokument pełnomocnictwa w oryginale.
Jeżeli stroną czynności jest przedsiębiorca lub jednostka organizacyjna dodatkowo wymagany jest odpis z właściwego rejestru (na ogół z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie w ewidencji działalności gospodarczej), numer REGON.
Ponadto do sporządzenia określonych rodzajów czynności notarialnych potrzebne są niżej wymienione informacje i dokumenty.
I. Do sporządzenia pełnomocnictwa:
1) dane pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, adres zamieszkania, seria i numer dowodu osobistego, PESEL),
2) informacja o czynności bądź czynnościach, do których pełnomocnik ma zostać upoważniony (np. nabywanie, zbywanie nieruchomości).
II. Do sporządzenia testamentu:
1) dane osoby bądź osób powołanych do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL jeżeli jest znany – w przypadku, gdy nie są znane wszystkie wymienione dane, należy podać takie dane, które pozwolą na niewątpliwe określenie spadkobiercy, jak np. pokrewieństwo względem spadkodawcy),
2) dla testamentu zawierającego wydziedziczenie – dane osób wydziedziczonych i zwięzła informacja o przyczynach wydziedziczenia.
III. Do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
1) odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
2) numer PESEL spadkodawcy,
3) odpisy aktów stanu cywilnego osób powołanych do dziedziczenia z ustawy (akty urodzenia lub akty małżeństwa),
4) w przypadku gdy spadkodawca pozostawił testament lub testamenty – oryginały tych dokumentów,
UWAGA: sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia i poprzedzającego go protokołu dziedziczenia wymaga obecności wszystkich wchodzących w grę spadkobierców ustawowych i testamentowych – czynności tych nie można dokonać przez pełnomocnika.
IV. Do sporządzenia umowy majątkowej małżeńskiej (np. umowy o ustanowienie rozdzielności majątkowej):
1) odpis skrócony aktu małżeństwa,
2) w przypadku gdy małżonkowie zawierali już wcześniej umowy majątkowe małżeńskie – wypisy aktów notarialnych zawierających te umowy.
V. Do sporządzenia umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
1) podstawa nabycia prawa do lokalu (np. przydział lokalu mieszkalnego, umowa o ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, wypis aktu notarialnego, sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
2) zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stwierdzające komu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, jeżeli dla tego prawa nie jest prowadzona księga wieczysta, a jeżeli księga jest prowadzona – odpis z księgi wieczystej,
3) zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stanowiące podstawę do założenia księgi wieczystej – jeżeli księga ma zostać założona na wniosek zawarty w akcie notarialnym (np. w związku z koniecznością ustanowienia hipotek przy nabyciu z kredytu)
3) zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej zawierające informacje o rozliczeniu opłat eksploatacyjnych dotyczących lokalu i wpłat na fundusz remontowy,
4) świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu, chyba że świadectwo takie nie zostało sporządzone, a nabywca rezygnuje z jego otrzymania,
5) zaświadczenie właściwego organu meldunkowego stwierdzające, że nie ma osób zameldowanych w lokalu,
6) informacje o ustalonej między stronami cenie, sposobie i terminie zapłaty, wartości rynkowej prawa do lokalu, terminie wydania lokalu.
UWAGA: w poniższych sytuacjach dodatkowo wymagane są:
1) w przypadku gdy prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia, zasiedzenia albo na podstawie dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku umów: darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, przeniesienia w wykonaniu zapisu, dalszego zapisu lub polecenia testamentowego – zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
2) umowa kredytowa – jeżeli nabycie ma być finansowane ze środków kredytu bankowego, a dodatkowo, jeżeli akt notarialny ma zawierać oświadczenie o ustanowieniu hipoteki – dokument bankowy stwierdzający udzielenie kredytu i ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego,
3) w przypadku gdy Stroną czynności jest spółka kapitałowa, dla której umowa spółki albo statut wprowadzają wymóg zgody organów spółki na nabycie lub zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – tekst jednolity umowy spółki lub statutu oraz uchwała właściwego organu spółki kapitałowej wyrażająca zgodę na nabycie lub zbycie.
VI. Do sporządzenia umowy zbycia lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość:
1) podstawa nabycia lokalu (np. wypis aktu notarialnego, sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
2) odpis z księgi wieczystej,
3) informacje o ustalonej między Stronami cenie, o sposobie i terminie zapłaty, o wartości rynkowej lokalu, terminie wydania lokalu,
4) świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu, chyba że świadectwo takie nie zostało sporządzone, a nabywca rezygnuje z jego otrzymania,
5) zaświadczenie właściwej wspólnoty mieszkaniowej (lub spółdzielni mieszkaniowej) zawierające informacje o rozliczeniu opłat eksploatacyjnych dotyczących lokalu oraz wpłat na fundusz remontowy i zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną,
6) zaświadczenie właściwego organu meldunkowego stwierdzające, że nie ma osób zameldowanych w lokalu.
UWAGA: w poniższych sytuacjach dodatkowo wymagane są: 1) w przypadku gdy prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia, zasiedzenia albo na podstawie dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku umów: darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, przeniesienia w wykonaniu zapisu, dalszego zapisu lub polecenia testamentowego – zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, 2) umowa kredytowa – jeżeli nabycie ma być finansowane ze środków kredytu bankowego, a dodatkowo, jeżeli akt notarialny ma zawierać oświadczenie o ustanowieniu hipoteki – dokument bankowy stwierdzający udzielenie kredytu i ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego, 3) w przypadku gdy Stroną czynności jest spółka kapitałowa, dla której umowa spółki albo statut znoszą wymóg uzyskania zgody organów spółki na nabycie lub zbycie nieruchomości – tekst jednolity umowy spółki lub statutu, a w innych przypadkach uchwała właściwego organu spółki kapitałowej wyrażająca zgodę na nabycie lub zbycie nieruchomości.
VII. Do sporządzenia umowy zbycia nieruchomości gruntowej zabudowanej:
1) podstawa nabycia nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
2) odpis z księgi wieczystej,
3) wypis z rejestru gruntów z wyciągiem z kartoteki budynków,
4) świadectwo charakterystyki energetycznej budynku, chyba że świadectwo takie nie zostało sporządzone, a nabywca rezygnuje z jego otrzymania,
5) informacje o ustalonej między Stronami cenie, o sposobie i terminie zapłaty, o wartości rynkowej nieruchomości, terminie wydania nieruchomości,
6) zaświadczenie właściwej gminy o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku takiego planu,
7) zaświadczenie właściwego organu meldunkowego stwierdzające, że nie ma osób zameldowanych w budynkach mieszkalnych zlokalizowanych na nieruchomości.
UWAGA: w poniższych sytuacjach dodatkowo wymagane są:
1) w przypadku sprzedaży części nieruchomości (tylko wybranych działek spośród wielu objętych wspólną księgą wieczystą) – wypis z ewidencji gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej; oba zaopatrzone w klauzulę stwierdzającą, że dany dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księgach wieczystych,
2) w przypadku gdy prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia, zasiedzenia albo na podstawie dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku umów: darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, przeniesienia w wykonaniu zapisu, dalszego zapisu lub polecenia testamentowego – zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
3) umowa kredytowa – jeżeli nabycie ma być finansowane ze środków kredytu bankowego, a dodatkowo, jeżeli akt notarialny ma zawierać oświadczenie o ustanowieniu hipoteki – dokument bankowy stwierdzający udzielenie kredytu i ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego,
4) w przypadku gdy Stroną czynności jest spółka kapitałowa, dla której umowa spółki albo statut znoszą wymóg uzyskania zgody organów spółki na nabycie lub zbycie nieruchomości – tekst jednolity umowy spółki lub statutu, a w innych przypadkach uchwała właściwego organu spółki kapitałowej wyrażająca zgodę na nabycie lub zbycie nieruchomości.
VIII. Do sporządzenia umowy zbycia nieruchomości gruntowej niezabudowanej:
1) podstawa nabycia nieruchomości (np. wypis aktu notarialnego, sądowe postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia),
2) odpis z księgi wieczystej,
3) wypis z rejestru gruntów,
4) decyzja o warunkach zabudowy, decyzja o pozwoleniu na budowę (jeżeli decyzje takie zostały wydane),
5) zaświadczenie właściwej gminy o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku takiego planu,
6) informacje o ustalonej między Stronami cenie, o sposobie i terminie zapłaty, o wartości rynkowej nieruchomości, terminie wydania nieruchomości.
UWAGA: w poniższych sytuacjach dodatkowo wymagane są: 1) w przypadku sprzedaży części nieruchomości (tylko wybranych działek spośród wielu objętych wspólną księgą wieczystą) – wypis z ewidencji gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej; oba zaopatrzone w klauzulę stwierdzającą, że dany dokument przeznaczony jest do dokonywania wpisów w księgach wieczystych, 2) w przypadku gdy prawo do lokalu zostało nabyte w drodze dziedziczenia, zasiedzenia albo na podstawie dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku umów: darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności, przeniesienia w wykonaniu zapisu, dalszego zapisu lub polecenia testamentowego – zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony, albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia, 3) umowa kredytowa – jeżeli nabycie ma być finansowane ze środków kredytu bankowego, a dodatkowo, jeżeli akt notarialny ma zawierać oświadczenie o ustanowieniu hipoteki – dokument bankowy stwierdzający udzielenie kredytu i ustanowienie zabezpieczenia hipotecznego, 4) w przypadku gdy Stroną czynności jest spółka kapitałowa, dla której umowa spółki albo statut znoszą wymóg uzyskania zgody organów spółki na nabycie lub zbycie nieruchomości – tekst jednolity umowy spółki lub statutu, a w innych przypadkach uchwała właściwego organu spółki kapitałowej wyrażająca zgodę na nabycie lub zbycie nieruchomości.
IX. Do sporządzenia umowy spółki:
1) informacja o wybranej dla spółki firmie (nazwie),
2) informacja o wysokości kapitału zakładowego, ilości i wysokości udziałów oraz rodzaju wkładów wnoszonych przez wspólników,
3) informacja o przedmiocie działalności spółki – zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności,
4) informacja o organach spółki,
5) ewentualnie: projekt umowy spółki, jeżeli jej postanowienia mają znacząco odbiegać od regulacji Kodeksu spółek handlowych.